در برخی از مواقع پیش می آید که شرکت هایی که ثبت شده اند، مجبور باشند برای ادامه فعالیت های تجاری خود، اقدام به ثبت تغییرات شرکت کنند که این کار می بایست مطابق با قانون تجارت و در سامانه اداره ثبت شرکت ها انجام شده و نهایتا در روزنامه رسمی کشور انتشار یابد. این تغییرات می تواند در نام شرکت، موضوع فعالیت، محل و مرکز شرکت، اعضای هیات مدیره و یا مدیرعامل شرکت یا حتی میزان سرمایه ثبتی شرکت باشد که تماما می بایست مطابق با صورتجلسه مطرح شده در مجمع عمومی فوق العاده بوده و به تایید تمامی یا اکثریت اعضا برسد.
چگونگی ثبت تغییرات شرکت
برای آن که تغییرات شرکت را ثبت کنید، لازم است که ابتدا صورتجلسه تغییرات را تنظیم نمایید که پیش از این به روش تنظیم آن اشاره شده است. پس از تنظیم صورتجلسه و ثبت آن در سامانه، لازم است که اطلاعات سهامداران و اعضای شرکت کننده در جلسه را نیز ثبت کنید. این کار را با دقت و توجه لازم انجام دهید تا در هنگام بررسی کارشناسان، مغایرتی مشاهده نگردد و درخواست شما رد نشود.
به خاطر داشته باشید که برای ثبت تغییرات شرکت، تنها بایستی از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها اقدام کنید و مراجعه حضوری را نیزا ندارد. پس از ثبت، رسید پذیرش را از سامانه دریافت کرده و همراه مدارک برای اداره ثبت شرکت ها پست کنید. در صورتی که مدارک کامل بوده و ایرادی نداشته باشد، پس از ده روز تایید و پذیرش نهایی صورت گرفته و با پرداخت هزینه های ثبت و انتشار آن در روزنامه رسمی، می توانید آگهی ثبت تغییرات شرکت را دریافت کنید.
بیشتر بدانید: نحوه تغییر نام شرکت
تشکیل مجمع برای ثبت صورتجلسه تغییرات
برای آن که بتوانید تغییرات شرکت را در صورتجلسه ای تنظیم نماید، لازم است که مجمع عمومی تشکیل شود که به سه صورت و در شرایطی متفاوت انجام می شود. در مجمع عمومی عادی شرکت، تمامی سهامداران و مدیران شرکت بایستی حضور داشته و سالانه برای تصمیم گیری از سال مالی شرکت و تعیین خط مشی آن در طول سال بعدی تشکیل می شود.
همچنین در این مجمع، اعضای هیات مدیره و بازرسین و یا ورود سهامداران تصمیم گیری خواهد شد و ترازنامه و سود و زیان شرکت بررسی خواهد گردید و نهایتا در خصوص تقسیم سود میان سهامداران تصمیم گیری می شود. اما مجمع عمومی فوق العاده شرکت با حضور نیمی از سهامداران شرکت تشکیل شده و موضوع این نوع از مجمع به طول معمول در حضوص تغییرات سرمایه، تغییر در اساسنامه و یا موضوع منحل شدن شرکت می باشد که مورد بررسی و تصمیم گیری قرار می گیرد.
از دیگر مجامعی که برای ثبت تغییرات شرکت تشکیل می شود، مجمع هیات مدیره در شرکت است که در جهت تصمیم گیری در خصوص سمت اعضای هیات مدیره و مدیرعامل و مدت مدیریت آن ها تصمیم گیری می شود. در جلسه هیات مدیره، در خصوص درآمد و بدهی های شرکت، معاملات و قراردادهای آن نیز تصمیم گیری می گردد.
مدارک لازم برای ثبت تغییرات در سامانه
برای آن که بتوانید ثبت تغییرات شرکت را انجام داده و روزنامه رسمی آنرا دریافت کنید، علاوه بر ثبت این اطلاعات در سامانه و تنظیم صورتجلسه مجمع، می بایست مدارکی را نیز برای تحویل به اداره ثبت شرکت ها آماده نمایید که شامل تصویر مدارک شناسایی تمامی سهامداران و مدیران شرکت می باشد که کپی شناسنامه و کارت ملی را شامل می شود.
همچنین می بایست از اساسنامه شرکت نیز کپی تهیه کرده و به همراه مشخصات سهامداران و درصد سهم هر یک، برای تسلیم به اداره ثبت شرکت ها آماده نمایید. در صورتی که تغییراتی که می خواهید ثبت نمایید، انحلال شرکت باشد، مراجعه حضوری مدیر تصفیه شرکت که می تواند یکی از سهامداران باشد، الزام دارد.
ثبت انواع تغییرات
انحلال شرکت
هنگامی که فعالیت شرکت متوقف شود، با رای اعضای شرکت، ثبت انحلال صورت می گیرد که بدین ترتیب یکی از اعضا به عنوان مدیر تصفیه، مسئول تقسیم دارایی و رسیدگی به بدهی ها و تعهدات شرکت می باشد.
بیشتر بدانید: انحلال شرکت چیست و چه مراحلی دارد ؟
افزایش در سرمایه شرکت
در مواقعی شرکت نیاز به منابع مالی بیشتر در جهت گسترش فعالیت های تجاری خود دارد که با توصیه سهامداران و هیات مدیره در جهت افزایش سرمایه اقدام می شود که می تواند با ورود سهام جدید و یا افزایش مبلغ اسمی سهام باشد. در برخی از مواقع نیز در ثبت تغییرات شرکت، نیاز به کاهش سرمایه است که ممکن است به دلیل زیان های ایجاد شده بخشی از سهام میان سهامداران در جهت جبران زیان، تقسیم شده و این ثبت کاهش سرمایه را الزام می کند.
تغییر در موضوع شرکت
از جمله مواردی که در ثبت شرکت از اهمیت بالایی برخوردار بوده و می تواند اهداف و سیاست یک شرکت را تعیین کند، موضوع شرکت است که در مواقعی که مدیران شرکت موفق به اجرایی کردن موضوع فعالیت شرکت نیستند، ثبت تغییر در موضوع انجام می شود.
تغییر در آدرس شرکت
هنگامی که محل فعالیت شرکت، تغییر کند، در جهت ثبت قانونی محل شرکت، بایستی آن را مطابق با مراحل ثبت تغییرات شرکت و در مجمع عمومی و طی صورتجلسه اعلام نموده و در آگهی روزنامه رسمی کشور منتشر نمود.
تغییر در دارندگان حق امضا
هنگامی که شرکتی ثبت می گردد، حق امضای اسناد و مدارک معتبر شرکت، به یکی یا تمامی اعضای هیات مدیره یا مدیرعامل داده می شود که این موضوع در اساسنامه و اسناد شرکت ثبت خواهد شد. در صورتی که نیاز به ثبت تغییر در این اختیارات باشد، باید با توافق کامل تمامی اعضای هیات مدیره صورت گرفته و ثبت قانونی آن انجام شود.
انتقالات سهام شرکت
در صورتی که یکی از سهامداران تصمیم به خارج شدن از شرکت داشته و یا شخصی به سهامداران شرکت اضافه می شود و یا آن که سهام میان اعضا جابجا می گردد، نقل و انتقال سهام صورت گرفته است و می بایست مطابق با قانون ثبت تغییرات شرکت عمل شده و همزمان برای پرداخت مالیات آن به اداره دارایی مراجعه شود.
اصلاحات در مواد اساسنامه
در صورتی که در حین فعالیت های شرکت، نیاز باشد که موادی در اساسنامه تغییر یا اصلاح شود، می بایست با موافقت کامل تمامی اعضا و هیات مدیره و طی صورتجلسه تنظیمی در مجمع عمومی صورت گیرد. در صورتی که تصمیم دارید تغییراتی را در شرکت خود به ثبت برسانید، می توانید از خدمات ثبتی ایران ثبت بهره مند شده و کارهای مربوط به ثبت شرکت، ثبت برند، دریافت کارت بازرگانی و ثبت تغییرات را به کارشناسان حقوقی ایران ثبت بسپارید.
